প্রথমেই মনে রাখতে হবে

আপনি ব্যস্ততম একজন মানুষকে (Professor) ইমেইল করছেন। যিনি প্রতিদিন গড়ে ১৫/২০ টি বা তারও অধিক ইমেইল পেয়ে থাকেন আপনার মত ছাত্র-ছাত্রীদের কাছ থেকে। তার মানে – সংক্ষিপ্ত একটি ইমেইলের মাধ্যমে প্রফেসরকে বোঝাতে হবে যে, আপনি আসলেই তার সাথে রিসার্চ করতে আগ্রহী, আপনার যথেষ্ট যোগ্যতাও রয়েছে। এখন শুধু আপনার দরকার তার মত একজন প্রফেসর, যার সাথে আপনি নিবিড়ভাবে করে কাজ করতে পারবেন, আপনার জ্ঞানের পরিধি বাড়ানোর জন্য। এই একটি মাত্র ইমেইলে আপনার ভাগ্য নির্ধারিত হবে – তাই ইমেইলের প্রথম দর্শনে তিনি যেন আপনার প্রেমে পড়ে যান; এই প্রেম হল মস্তিষ্কের (জ্ঞান)সাথে মস্তিষ্কের (জ্ঞান)।

যে ভুলগুলো করা যাবে না

• প্রফেসরের নামের ভুল বানান
• কোন গ্রামেটিক্যাল ভুল
• শব্দের ভুল বানান
• লেখার ফ্রন্ট এর কম বেশি
• অনেক বড় ইমেল ( ৩০০-৫০০ শব্দের বেশি)
• পারিবারিক আর্থিক অবস্থার বর্ণনা দেওয়া

ইমেইলে যা যা থাকবে

প্রথমে, দুই বা তিন বাক্যে বলুন আপনি কে। আপনার অর্জিত সর্বোচ্চ ডিগ্রির নাম অথবা সর্বোচ্চ যে ডিগ্রিটি আপনি শীঘ্রই পেতে যাচ্ছেন তার নাম (এবং সম্ভাব্য তারিখ), বিশ্ববিদ্যালয়ের নাম, ওই বিশ্ববিদ্যালয় পড়াকালীন সময়ে আপনার সন্তোষজনক ফলাফল (যদি খুব ভালো করে থাকেন- তাহলে আপনার পজিশন, কত জনের মধ্যে কততম)।

দুই, আপনার পছন্দের গবেষণা বিষয় বর্ণনা করুন। স্পষ্ট করে জানান যে, আপনি উক্ত বিশ্ববিদ্যালয়ের ভর্তির সকল শর্তাবলী (যেমন : আপনার গ্রেড পয়েন্ট গড়)যথাযথভাবে পূরণ করেন। যদি কোন একটি শর্ত বাকী থাকে তাহলে ওই শর্তটি কবে পূরণ করবেন (যেমন হতে  পারে আপনার IELTS স্কোর কবে জমা দিবেন) তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।

তিন, এবার আপনার পছন্দের গবেষণার বিষয়ের সাথে প্রফেসরের গবেষণা লিংক স্থাপনের পালা। এজন্য আপনি লিখতে পারেন আপনার বর্তমান গবেষণার বিষয়বস্তু (যদি গবেষণা না করে থাকেন তাহলে আপনার পঠিত বিষয়গুলো তাকে জানান) এবং আপনার এই গবেষণার করার পরে কেন ঐ প্রফেসরের সাথে গবেষণার করার কেন আগ্রহ হলো সেটিও জানান। তাকে আরো অবহিত করুন আপনি গবেষণা শেষ করে কি করতে চান।  আপনার আগ্রহের প্রমাণ দেয়ার জন্য আপনার প্রকাশিত প্রবন্ধ অথবা সাবমিটেড প্রবন্ধের বিষয়টি উল্লেখ করুন।

চার, এবার আপনার অনুরোধ জানান; আপনি কি খুঁজছেন তা প্রফেসরকে বলুন। যেমন, আমি সেপ্টেম্বর 000-এ 00-এ পিএইচডি প্রোগ্রাম শুরু করতে চাই এবং আপনার তত্ত্বাবধানে কাজ করতে খুব আগ্রহী। আপনার বিবেচনার জন্য আমার সিভিটি সংযুক্ত করলাম। সম্ভাবনাগুলি কী হতে পারে তা আমাকে জানাতে পারলে আমি কৃতজ্ঞ হব।